El almacén de materias primas estaba que ardía esa mañana
Fabio, el encargado, también.
Primero había sido el colorante nuevo
Después, el chocolate
Ahora, dos lotes de emulsificante
Todo retenido
El sector de materiales no conformes explotaba.
“
Marina, por favor, podés venir al almacén? Tengo materiales por todos lados. No puedo operar así en alta temporada”; Fabio pidió auxilio a la responsable de Calidad de planta.
“Seguimos el procedimiento que nos compartieron ustedes: si el material no está en la lista positiva de proveedores autorizados se retiene. Pero ahora el almacén es un caos. No doy a basto para pegar etiquetas rojas y carteles de “retenido”. Además, me están llamando de Producción que necesitan los materiales. La verdad, no sé qué hacer”, dijo Fabio con una mezcla de desconcierto y frustración
Marina lo escuchó con atención.
Fabio no estaba exagerando ni un poco: el almacén era un caos y el teléfono no paraba de sonar.
Le pidió entonces a Fabio el detalle de los materiales, proveedores y lotes retenidos. Anotó todo en el cuaderno que llevaba a todos lados, como una bitácora de viaje.
“Fabio, gracias por lo que estás haciendo, tu trabajo está impecable y sé que estás en un incendio. Por favor, no envíes materiales nuevos a la planta. Mantenélos retenidos, sé que es complicado, pero el riesgo es alto”.
“Me voy ya mismo a hablar con Compras y vuelvo con una respuesta” dijo Marina saliendo del almacén para el primer piso.
“Fernando, estoy yendo para tu oficina. Han ingresado materiales nuevos, de proveedores no aprobados. Están todos bloqueados en el almacén, pero necesitamos resolver esto urgente”, adelantó Marina en un audio mientras caminaba hacia la escalera que conectaba Producción con el primer piso.
“OK, te espero acá” respondió Fernando.
Ya en la oficina, Marina le mostró el listado de materiales bloqueados.
“Estos proveedores son nuevos, ¿Quién los aprobó?”, preguntó Marina
“Esto está fuera del procedimiento de alta de nuevos proveedores. Usar un material de esta manera es un riesgo demasiado alto, no vamos a asumirlo” siguió Marina sin esperar la respuesta de Fernando, evidentemente enojada.
“Entiendo que esté fuera de procedimiento”, respondió Fernando, que había ingresado a la empresa hacía un mes.
“La semana pasada vino un vendedor técnico, trajo muestras de colorantes y de emulsificante y decidimos hacer una compra de prueba; la verdad que el precio es más que competitivo y nos asegura stock disponible en 24 hs. Algo parecido pasó con el chocolate”
Marina empezó a entender.
Fernando no conocía los procedimientos
Nunca había escuchado hablar de alérgenos, ni de “Libre de Gluten”, ni de cartas de garantía
Fernando había evaluado el escenario con las variables que tenía
Nadie puede jugar un juego que no conoce
Era momento de parar la pelota.
Pensar en la corrección y en la acción correctiva
El corto plazo (evitar la parada de planta) y el largo plazo (evitar la recurrencia)
Buscaron un café y se sentaron frente al monitor de Fernando.
Le dieron forma al plan:
Acción contingente (o cómo apagar el incendio):
Pedir materiales (colorante, emulsificante y chocolate) a los proveedores aprobados para cubrir la semana de producción
Obtener especificación técnica y cartas de garantía de alérgenos de los nuevos materiales
Evaluar nivel de riesgo (de presencia inadvertida de alérgenos, microbiológico, físico) en los nuevos materiales Para esto tendrían en cuenta aspectos como: certificaciones del sistema de gestión de inocuidad, robustez y contenido de la documentación que acompaña al producto.
Definir el plan de controles (laboratorio, evaluación sensorial, auditoría focalizada) según el nivel de riesgo evaluado.
Acción correctiva (o la construcción de la Responsabilidad Compartida):
📌 Acordaron el área de responsabilidad y autoridad de Compras en la gestión de alérgenos:
📌 Después, programaron una reunión para capacitar a Fernando en los conceptos más importantes de inocuidad alimentaria y en el procedimiento de alta y evaluación de proveedores.
“Saber primero, empoderarse después”
📌 Por último, acordaron aplicar en lo sucesivo el Modelo de la Jerarquía de Compras para la selección de nuevos proveedores, como una medida para reducir la complejidad alergénica y los riesgos.
Con las reglas del juego claras, Fernando podía ocupar su lugar en el equipo
Sabía ahora que su rol era clave.
Y conocía todas las variables para tomar decisiones.
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¿Qué podés hacer hoy mismo para pasar a la acción?
Si sos líder de Calidad o Consultor y querés comenzar a construir responsabilidad compartida en la gestión de alérgenos te propongo esta saga de 3 capítulos que van de menos a más y que incluyen:
La Tabla de responsabilidad y autoridad por sector
La Matriz de Habilidades por sector para que puedas armar tu plan de capacitación
La letra y la música (léase el guión y la presentación) para que, con mínima adaptación, puedas preparar el material para tu capacitación.
Capítulo 1:
Cómo construir responsabilidad compartida en la Gestión de Alérgenos
Capítulo 2:
Responsabilidad Compartida en Alérgenos: Como subir gente al barco y llegar más lejos
Capítulo 3:
Responsabilidad Compartida en Alérgenos: La llave para abrir el juego
Espero que esta información te aporte valor, que para mí significa que puedas mejorar tu día a día, que la puedas llevar a la práctica y te ayude a simplificar formas y procesos.
¡Que tengas un gran fin de semana!
Un abrazo,
¿Podemos marcar la diferencia?
“Ninguno de nosotros solo puede salvar la nación o el mundo. Pero cada uno de nosotros puede marcar una diferencia positiva si nos comprometemos a hacerlo.” - Cornel West -
Como me gusta comprometerme y pasar a la acción, estoy abriendo 3 lugares para dar mentorías gratuitas a empresas con propósito. Si conocés alguna, compartile el mensaje. Sumate a marcar una diferencia positiva.
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