“Hola Juli, cómo va?
Podés acercarte a mi oficina?
Problemas con materias primas”
Leyó Julia, Jefa de Calidad, al abrir WhatsApp, mientras volvía de la reunión de los lunes con su equipo del laboratorio.
“Parece que la minuta de hace 5 minutos ya quedó desactualizada”, pensó mientras cambiaba la trayectoria (y el plan para la mañana de lunes), de su escritorio a la oficina de Compras, en el primer piso.
“Yendo” > Enviar.
Luis era el jefe de compras. Dos años de pandemia y la guerra Rusia – Ucrania le habían pasado por el cuerpo.
“Hola Luis, acá estoy, contáme”, dijo Julia saludándolo con una palmadita en el hombro.
Sentía cariño por Luis, un hombrecito breve, discreto, responsable y prolijo. Aunque en el inicio no había sido así, con el tiempo y las crisis, habían construido respeto y confianza mutuos.
Julia tenía la certeza de que antes de llamarla, Luis había agotado todas las opciones.
“Hay quiebre de stock de espesante. Es un tema global. Se quedaron sin materias primas para producir”, dijo Luis mientras giraba la computadora para compartir la pantalla con ella.
“Hablé temprano con el Distribuidor. No sabe cuándo va a volver a recibir mercadería. Le pedí una opción y me ofreció un material alternativo, de otro fabricante. Antes que me preguntes, acá está la especificación técnica para que la mires” dijo Luis mientras se paraba de su silla a buscar los documentos que salían de la impresora y se los entregaba a Julia.
“Parece que no tiene gluten, al menos no lo declara en la lista de ingredientes”, siguió Luis. Sabía que la ausencia de gluten era la condición para ingresar en planta.
“¿Cuándo nos quedamos sin stock del espesante actual? Quiero saber cuánto tiempo tengo”, preguntó Julia mientras comenzaba, mentalmente y en simultáneo, a pensar en los peligros y en las posibles medidas de control.
Sabía de antemano que el peor escenario sería, como siempre, el de mayor probabilidad de ocurrencia.
“En una crisis lo que pueda salir mal, va a salir mal” era una versión libre de la Ley de Murphy que compartían, con una dosis de humor y complicidad, con Luis. Llevaban una estadística propia de batallas. La hipótesis se cumplía en el 99% de los casos.
“Tenemos 5 días de stock. Si no compro mañana el espesante alternativo la semana que viene vamos a tener que parar”, respondió Luis mientras la frente se le llenaba de arrugas.
“Dame unas horas, voy a evaluar con el laboratorio. Podés conseguir una muestra para la tarde? Y por favor necesitamos la Carta de Garantía. La especificación técnica no es suficiente”, dijo Julia mientras juntaba las copias de la especificación técnica y salía de la oficina de Luis nuevamente rumbo al laboratorio.
“Confirmado: la minuta de hoy ya quedó obsoleta, pensó Juli mientras bajaba la escalera y buscaba el teléfono para llamar al jefe del laboratorio.
“Alberto, estoy yendo nuevamente para allá. Nos encontramos en 5 minutos, tengo novedades”. Enviar audio.
Ya en el laboratorio, Julia y Alberto armaron un plan para evaluar el nuevo material.
Al final del día, el escenario era el siguiente:
Certificación externa del sistema de gestión de inocuidad del proveedor: Sin evidencia
Especificación técnica: cumple especificación interna para el material.
Carta de garantía: Indica ausencia de Trigo, Centeno, Cebada, Avena y sus derivados en el producto final pero indica que en depósito se almacenan estos cereales. Hay una nota al pie indicando que existen medidas de control para evitar el contacto cruzado. La carta de garantía también informa presencia de derivado de soja, pero este alérgeno está presente en las formulaciones y se declara en el rótulo de los productos finales.
Auditoría a las instalaciones del proveedor: descartada, la planta está en Hungría.
Análisis microbiológico: conforme
Determinación de gluten: ausencia en la muestra enviada por el Distribuidor.
Vulnerabilidad al Fraude: no se identifica mediante búsqueda en bases de datos
Con estos resultados, restaba coordinar con el equipo de producción un batch de prueba para testear funcionalidad y sensorial del producto final.
“Pido cantidad para una prueba”, dijo Luis mientras Pablo, jefe de producción, buscaba un espacio en el plan para hacer el testeo.
Mientras preparaban todo para la corrida de prueba, Julia diseñó el plan de controles que se aplicaría a la recepción de este nuevo material, en función del riesgo de presencia inadvertida de gluten.
Para eso, aplicó la Regla de Decisión a continuación:
Para este nuevo material, evaluó, de acuerdo a la regla, Riesgo Medio de presencia inadvertida de gluten.
Por lo tanto, se analizaría el lote para el batch de prueba (antes de liberarlo para su uso) y luego los siguientes 9 ingresos del material.
Si los resultados fueran satisfactorios, la frecuencia de control en la recepción se extendería aplicando la política de skip lot de la planta.
72 horas más tarde y con el lote de prueba aprobado, sacaron de línea las primeras muestras de producto con nuevo espesante, directo para el laboratorio.
“Fisicoquímico y sensorial OK”, escribió Alberto, un par de horas después, habilitando el uso del nuevo material.
Julia y Luis cruzaron miradas. Habían ganado una nueva batalla.
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¿Qué podés hacer hoy mismo para pasar a la acción?
Si sos líder de Calidad o consultor y querés certificar referencias libre de gluten en tu sitio productivo te propongo:
Verificar que hayas completado el relevamiento del contenido de gluten de las materias primas, materiales de empaque primario e insumos en contacto con el producto. Tenés una guía en el artículo anterior – Parte 1
Evaluar el riesgo de presencia inadvertida de gluten de tus materiales. Podés aplicar la regla de decisión de este artículo.
Definir, en función del riesgo de presencia inadvertida de gluten, el plan de control de los materiales que ingresan a la planta. Podés aplicar la regla de decisión de este artículo.
Espero que esta información te aporte valor, que para mí significa que puedas mejorar tu día a día, que la puedas llevar a la práctica y te ayude a simplificar formas y procesos.
Que tengas un gran fin de semana!
Un abrazo,
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